Quản lý tồn kho là một nhiệm vụ đóng vai trò hết sức quan trọng quyết định tới sự thành bại của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất. Để kiểm soát tốt số lượng hàng trong kho, nhà quản lý phải theo dõi sát sao quá trình nhập hàng, bán hàng và những biến động về giá cả trên thị trường. Việc cân-đo-đong-đếm số lượng hàng hóa cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh. Vậy tồn kho an toàn là gì và đâu là phương pháp để doanh nghiệp sản xuất có thể xác định được mức tồn kho an toàn hiệu quả? 

Tổng quan về hàng tồn kho

Hàng tồn kho là mặt hàng được giữ lại và bán ra cuối cùng trong kho hàng của các doanh nghiệp sản xuất. Chúng không phải là những mặt hàng bị “ế”, bị hỏng, lỗi thời hay không bán được mà được xem là phương án dự phòng trong trường hợp hàng hoá bị hết nhưng nhu cầu của khách hàng gia tăng.  Hàng tồn kho bao gồm các loại hàng hoá đã hoàn thành và sẵn sàng bán ra ngoài thị trường, hàng đang trong quá trình sản xuất, hay các nguyên vật liệu và hàng hóa sẽ được tiêu thụ trong quá trình sản xuất. 

Tồn kho an toàn là gì?

Tồn kho an toàn (Safety Stock) là khối lượng hàng hóa, nguyên vật liệu còn lại trong kho nhằm mục đích giảm thiểu tối đa rủi ro hết hàng do sự thay đổi về cung cầu trong chuỗi cung ứng sản xuất hay để đáp ứng được mọi nhu cầu bất ngờ có thể xảy ra trong tương lai.  Trong sản xuất, việc quản lý kho hàng thông minh và tối ưu hàng tồn kho hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong những nỗ lực của doanh nghiệp để giảm thiểu tối đa các rủi ro có thể gặp phải trước những thay đổi về thời gian, nhu cầu và nguồn cung nguyên vật liệu từ thị trường. Một mức tồn kho an toàn được xác định bằng công thức và điểm đặt hàng lại – chính xác có thể giúp cho doanh nghiệp sản xuất giữ được uy tín với khách hàng trong trường hợp xảy ra các vấn đề gây gián đoạn chuỗi cung ứng. 

Phân loại các loại tồn kho an toàn

Dựa vào đặc thù của mỗi ngành sản xuất cũng như đặc tính của mỗi loại sản phẩm hàng hoá khác nhau mà người ta phân loại tồn kho an toàn thành 2 loại chính bao gồm: tồn kho an toàn theo chu kỳ và tồn kho an toàn theo mùa. 

Tồn kho an toàn theo chu kỳ

Tồn kho an toàn tính theo chu kỳ là loại tồn kho xuất hiện khi nhu cầu đặt hàng được chia nhỏ theo thời gian. Tuy nhiên, loại tồn kho này đòi hỏi doanh nghiệp đã phải trải qua một chu kỳ đặt hàng nhất định để có được thời gian chi tiết và cụ thể giữa các lần đặt hàng, từ đó đưa ra được mức tồn kho an toàn cho mình. Với loại hình theo chu kỳ, khách hàng sẽ ít đặt hàng nhưng mỗi lần đặt sẽ là những đơn hàng có số lượng lớn tùy theo nhu cầu từng giai đoạn. 

Tồn kho an toàn theo mùa

Tồn kho an toàn theo mùa là loại tồn kho được tính đến khi doanh nghiệp quyết định sản xuất và dự trữ hàng hóa nhằm mục đích đáp ứng được nhu cầu thị trường trong thời gian tới. Loại tồn kho này thường được áp dụng trước những dịp khuyến mãi và một số dịp quan trọng khác để đáp ứng được nhu cầu tăng vọt của khách hàng. 

Công thức để tính lượng tồn kho an toàn

Một mức tồn kho an toàn được xác định bằng công thức và Reorder Point chính xác có thể giúp cho doanh nghiệp sản xuất giữ được uy tín với khách hàng trong trường hợp xảy ra các vấn đề gây gián đoạn chuỗi cung ứng.  Mức tồn kho an toàn = (Nhu cầu tối đa mỗi ngày x Thời gian giao hàng tối đa) – (Nhu cầu trung bình mỗi ngày x thời gian giao hàng trung bình)   VD: Năm 2022, doanh nghiệp A sản xuất nước ngọt có nhu cầu tiêu thụ là 2000 thùng/ tháng, nhưng trong năm đó doanh nghiệp A đã sử dụng tới 2500 thùng/tháng. Thời gian giao hàng trung bình của nhà cung cấp nguyên liệu cho doanh nghiệp A là 5 ngày nhưng mức thời gian giao hàng tối đa lại có thể lên đến 10 ngày. Thời gian làm việc của doanh nghiệp A là 30 ngày mỗi tháng. Dựa trên những dữ liệu đó, doanh nghiệp A có thể tính được mức tồn kho an toàn cho mình như sau:  Nhu cầu tối đa mỗi ngày: 2500 : 30 = 83 thùng/ngày Nhu cầu trung bình mỗi ngày 2000 : 30 = 66 thùng/ngày => Mức tồn kho an toàn = (83 x 10) – (66 x 5) = 500 thùng

Lợi ích của tồn kho an toàn 

Giảm thiểu những rủi ro về thiếu hụt hàng hoá 

Đa phần các doanh nghiệp sản xuất đều không có được một kế hoạch cụ thể trong khâu xuất nhập hàng hoá, họ thường chờ tới lúc hàng hóa trong kho được tiêu thụ gần hết thì mới có quyết định nhập những lô hàng hoá mới. Tuy nhiên, nếu như không có được sự chuẩn bị trước thì khối lượng trong nhà kho sẽ không thể kịp đáp ứng cho nhu cầu phát sinh của khách hàng. Từ đó, chúng có thể gián tiếp dẫn đến sự suy giảm trong doanh thu và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

Tối ưu hóa không gian dự trữ hàng tồn kho

Nếu nhiệm vụ tồn kho an toàn được thực hiện một cách hiệu quả, doanh nghiệp sẽ tránh được việc mua những loại hàng hoá không cần thiết, từ đó có thể tối ưu hoá được không gian kho, sắp xếp và phân bổ các mặt hàng, nguyên vật liệu phục vụ mục đích sản xuất một cách hợp lý. 

Tối ưu hoá chi phí lưu kho và bảo quản

Việc duy trì mức tồn kho an toàn cũng là một phương án giúp doanh nghiệp tránh phải trả thêm các khoản chi phí phát sinh ngoài kế hoạch trong trường hợp không cân đối được khối lượng và phải thuê thêm kho chứa ngoài. Đặc biệt, với các mặt hàng có hạn sử dụng ngắn hạn như thực phẩm, việc tích trữ hàng tồn kho quá nhiều khi không dự báo được chính xác nhu cầu thị trường sẽ tiềm ẩn rất nhiều rủi ro về bài toán kinh tế cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc áp dụng phương thức tồn kho an toàn sẽ hỗ trợ giảm thiểu tối đa những nguy cơ tiềm ẩn nói trên và các khoản chi phí phát sinh trong quy trình sản xuất.  Quản lý hàng tồn kho được thực hiện hiệu quả có thể giúp cho các doanh nghiệp sản xuất gia tăng lợi nhuận của mình từ 20 đến 30% hoặc nhiều hơn thế. Trong thời đại công nghệ 4.0 với sự phát triển mạnh mẽ của các công nghệ thông minh, các thiết bị hiện đại, việc áp dụng các giải pháp phần mềm quản lý kho hàng thông minh sẽ là lựa chọn đúng đắn mang lại hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp trong việc quản lý kho hàng nói chung và hàng tồn kho nói riêng. Từ đó, gia tăng doanh số và cải thiện quy mô sản xuất, đồng thời tạo dựng niềm tin về thương hiệu trong mắt khách hàng.

Quản lý hàng tồn kho an toàn cùng giải pháp WMS-X của VTI Solution

là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh bằng QR code nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể được phát triển bởi VTI Solutions với 3 tiêu chí:  

• Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..
• Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
• Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất

WMS-X là giải pháp toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho ngoài mong muốn hoặc không đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất: 

• Quản lý thuận tiện mọi lúc mọi nơi: WMS-X cho phép quản lý kho linh hoạt trên mọi thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính bảng, laptop,… Thông tin các hoạt động trong kho được tự động cập nhập một cách chính xác theo thời gian thực, hiển thị dưới dạng bảng – biểu đồ trực quan
• Giám sát và thiết kế không gian kho: WMS-X hỗ trợ thiết kế sắp xếp kho bằng các thao tác kéo thả, đem lại cái nhìn tổng quan giúp tối ưu không gian kho. Biểu đồ WMS-X cung cấp giúp dễ dàng quan sát vị trí kho, khoảng trống kho và phần trăm đã sử dụng
• Quản lý hàng tồn kho dễ dàng: WMS-X rút ngắn thời gian kiểm kê với các lệnh kiểm kê và tính năng tích hợp với mã QR, đồng thời cho phép theo dõi lịch sử kiểm kê. Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. 
• Tối ưu hóa các thao tác kho với mã QR: Doanh nghiệp có thể nhập – Xuất kho tự động, chính xác theo từng lệnh sản xuất thông qua QR code. 

để nhận được một thay đổi toàn diện quy trình quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp của mình!