FIFO và LIFO là gì? Phương pháp nào phù hợp với kho hàng của bạn?

Khi nhắc đến quản lý kho hàng, chắc hẳn thuật ngữ FIFO hay LIFO không còn quá xa lạ khi đây là 2 phương pháp lưu trữ và quản lý đơn hàng hiệu quả, giúp các nhà quản lý kho tối ưu hóa quy trình xuất-nhập kho cũng như giám sát hàng tồn kho tốt hơn. Tuy vậy, sự khác nhau giữa FIFO và LIFO là gì, và liệu nguyên tắc nào sẽ phù hợp với nhà kho của doanh nghiệp?

FIFO – First In, First Out

FIFO là gì?

FIFO là viết tắt của “First In, First Out” (Nhập trước, Xuất trước). Đúng với tên gọi, phương pháp này có nghĩa là hàng hóa được lưu trữ trước cũng là hàng hóa đầu tiên được lấy ra (một cách theo thứ tự), và do đó được ưu tiên sẵn sàng để xuất kho. FIFO là một phương pháp rất phù hợp với các mô hình , với mục tiêu tránh lãng phí trong sản xuất. Nguyên tắc FIFO thường được thực hiện bằng cách đặt các thiết bị hỗ trợ chất hàng (pallet hoặc thùng chứa) trên giá từ một bên và tháo chúng ra từ bên kia, qua đó tiết kiệm thời gian cho việc kiểm tra và xuất hàng.

Phương pháp FIFO được sử dụng khi nào?

FIFO thường được áp dụng nhiều trong các ngành công nghiệp khác nhau, đặc biệt là thực phẩm và đồ uống (F&B). Nói cách khác, FIFO thường được sử dụng khi doanh nghiệp đề cao yếu tố thời gian khi thực hiện lưu trữ. Ví dụ về điều này có thể kể đến như hàng hóa được lưu trữ sắp hết hạn sử dụng (ví dụ: các sản phẩm sữa) hoặc bị ảnh hưởng bởi sự hao mòn giá trị theo thời gian (ví dụ: rỉ sét các bộ phận thay thế trong ngành công nghiệp ô tô). Ví dụ thực tế có thể kể đến từ công nghiệp sản xuất và lưu trữ sữa chua. Vì đây là những hàng hóa dễ hư hỏng, điều quan trọng là các sản phẩm mới được bảo quản phải được xuất kho càng nhanh càng tốt. Với nguyên tắc FIFO hàng hóa được lưu trữ đầu tiên rời khỏi kho trước, bạn có thể tránh được việc các sản phẩm riêng lẻ bị bỏ lại quá lâu và do đó sẽ bị hư hỏng.

Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp FIFO là gì?

Ưu điểm lớn nhất của phương pháp FIFO là tính tương thích cao với việc bảo quản hàng hóa bị hao mòn giá trị theo thời gian (yếu tố chiếm một phần rất lớn trong đa phần các loại hàng hóa tồn kho). Dưới đây là một số lợi ích khác của FIFO:

• Thời gian lưu trữ nhất quán: Nếu hàng hóa được lưu trữ trước được lấy ra trước, thời gian và cả sản lượng của hàng tồn đó đều được lưu trữ nhất quán trong kho. Bằng cách này, hàng tồn kho có thể được bổ sung liên tục
• Tránh lãng phí: Bằng cách sử dụng phương pháp FIFO, tổn thất giá trị của hàng hóa do hao mòn, hư hỏng hoặc hết hạn được giảm thiểu đáng kể, qua đó giúp tổ chức tránh lãng phí và tiết kiệm chi phí tồn kho
• Truy xuất nguồn gốc trong trường hợp có vấn đề: Nếu nhà kho được kết nối với sản xuất, việc áp dụng nguyên tắc lưu trữ FIFO này có thể giúp truy xuất nguồn gốc tốt hơn khi có các vấn đề phát sinh, do có các quy trình lưu trữ và quản lý rõ ràng
• Kết nối các khu vực làm việc: Giá đỡ (kệ hàng) FIFO có thể được sử dụng để kết nối các khu vực làm việc khác nhau của nhà kho. Ví dụ, nếu hàng hóa được đặt trên các kệ ở phía hướng về khu vực lưu trữ, chúng có thể lại được lấy ra ở phía chỉ về hướng khu vực lấy hàng. Điều này giúp các quy trình quản lý kho được kết nối

Thiết kế giá đỡ (kệ hàng) theo phương pháp FIFO Tuy vậy, để có thể sử dụng phương pháp FIFO, các giá đỡ (kệ hàng) cần được bố trí để thuận tiện cho việc lấy hàng. Do đó, bố trí nhà kho phải được thiết kế sao cho có lối đi ở hai bên giá kệ. Đây là nhược điểm tiềm ẩn chính của phương pháp này, vì trong một số trường hợp, việc sử dụng nó có thể dẫn đến mất không gian lưu trữ của kho hàng. Bên cạnh đó, khi kho hàng của doanh nghiệp quy mô lớn với hàng nghìn mặt hàng ở nhiều địa điểm cần quản lý, thì việc đầu tư vào một hệ thống theo dõi tốt thường trở nên cần thiết, ví dụ có thể kể đến như , ,… Xem thêm:

LIFO – Last in, First out

LIFO là gì?

Ngược lại với nguyên tắc của FIFO là LIFO – Last in, First Out (Nhập sau, xuất trước). LIFO là quy trình trong đó hàng hóa được lưu trữ theo một cách cụ thể, qua việc ưu tiên mặt hàng được lưu trữ sau cùng cũng được loại xuất kho trước. Mặt khác, cũng trái ngược với FIFO, quy trình lấy hàng của LIFO được thực hiện bằng cách đặt các thiết bị hỗ trợ chất hàng (pallet hoặc thùng chứa) cũng như lấy hàng trên cùng một giá đỡ. 

Phương pháp LIFO được sử dụng khi nào?

LIFO được sử dụng nhiều trong những ngành công nghiệp sản xuất các mặt hàng không bị hao mòn quá nhiều giá trị theo thời gian như đồ gia dụng, nội thất,…Ví dụ của LIFO có thể kể đến như việc lưu trữ vật liệu xây dựng như gốm sứ, thủy tinh hoặc đá. Đây là những sản phẩm được sản xuất hàng loạt, không có hạn sử dụng, mất giá trị theo thời gian, do đó, không cần quan tâm việc thứ tự xuất kho trước hay sau. Mặt khác, các tổ chức có thể tận dụng một số lợi thế về lợi nhuận khi thực hiện lưu trữ bằng LIFO, ví dụ có thể kể đến việc tận dụng lợi thế của thuế thấp hơn khi giá cả hàng hóa đang tăng để thực hiện mục đích kế toán chi phí. Với lý do này, LIFO bị cấm theo Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS ), các quy tắc kế toán được tuân thủ ở Liên minh Châu Âu (EU), Nhật Bản, Nga, Canada, Ấn Độ và nhiều quốc gia khác. 

Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp LIFO là gì?

Nếu chỉ cần truy cập vào một mặt của các giá đỡ (kệ hàng) thì sẽ tiết kiệm thời gian và công sức trong việc chọn hàng. Bên cạnh đó, ưu điểm lớn nhất của phương pháp này là không gian lưu trữ có thể sẵn sàng được sử dụng hiệu quả hơn trong một số trường hợp nhất định. Dưới đây là một số lợi ích khác của LIFO:

• Khả năng lưu trữ cao hơn: như đã đề cập, việc tối ưu không gian cho việc lấy hàng có thể giúp công ty sử dụng không gian đó để đặt các pallet lưu trữ 
• Tiết kiệm chi phí: ngoài việc tối ưu hóa không gian, LIFO cũng giúp giảm thiểu các chi phí lưu trữ và một số chi phí tồn kho 
• Các mục đích sử dụng khác của không gian: Nếu cần một tỷ lệ không gian nhỏ hơn để lưu trữ, các khu vực có thể được sử dụng cho các mục đích sử dụng khác, ví dụ: để mở rộng khu vực nhận hàng, chọn hàng hoặc vận chuyển.

Nhìn chung, lợi ích lớn nhất của LIFO thường được đưa ra từ quan điểm kinh tế, khi giúp tiết kiệm không gian và chi phí so với phương pháp FIFO. Tuy vậy, điều này đòi hỏi nhà kho cần được thiết kế tối ưu và có kế hoạch triển khai áp dụng LIFO hiệu quả. Bên cạnh đó, LIFO không thể phù hợp nếu doanh nghiệp bạn hoạt động trong lĩnh vực đòi hỏi việc tính toán đến hao mòn giá trị của sản phẩm, ví dụ như F&B, ngành dược – mỹ phẩm,… Không những thế, nguyên tắc LIFO cũng dẫn đến việc ghi chép và thực hành kế toán phức tạp hơn vì chi phí hàng tồn kho chưa bán được vẫn nằm trong hệ thống kế toán. Cuối cùng, LIFO cũng không phải là một phương pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp mở rộng ra toàn cầu vì một số tiêu chuẩn kế toán quốc tế không cho phép định giá LIFO.

Làm thế nào để lựa chọn đúng giữa FIFO và LIFO?

Lựa chọn giữa FIFO và LIFO là một trong những quyết định cơ bản khi thiết kế và tổ chức nhà kho. Điều quan trọng là bạn phải quyết định một nguyên tắc lưu trữ phù hợp với các quy trình hoạt động dự kiến cũng như yêu cầu mong muốn ​​của mình. Nếu thời hạn lưu kho của từng hàng hóa đóng vai trò quyết định do hết hạn sử dụng hoặc có khả năng mất giá trị, thì việc áp dụng nguyên tắc FIFO được khuyến nghị trong hầu hết các trường hợp. Tuy nhiên, ngược, nguyên tắc LIFO có thể được ưu tiên hơn do tiết kiệm không gian hoặc chi phí. Ngoài ra, tùy thuộc vào quy mô của nhà kho, cả hai nguyên tắc lưu trữ cũng có thể được sử dụng song song. Tất cả những gì tổ chức cần phải làm là đặt các loại kệ khác nhau ở các khu vực khác nhau của nhà kho. Cũng có thể kết hợp giá đỡ LIFO hoặc FIFO với giá kệ pallet thông thường để cho phép truy cập trực tiếp vào tất cả các mặt hàng của một loại mặt hàng cụ thể. Liên lạc với chúng tôi ngay hôm nay cho sự hiện đại hóa mô hình quản lý nhà kho của bạn!