Kiểm soát rủi ro trong sản xuất với quy trình 5 bước

Đánh giá rủi ro trong sản xuất là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt là sau đợt khủng hoảng kinh tế do những ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 cùng với đó là những tác động của tình hình chính trị trên thế giới. Vậy những rủi ro mà doanh nghiệp có thể phải đối mặt trong bối cảnh ngày nay là gì? Tại sao việc nhận diện rủi ro và kiểm soát chúng hiệu quả lại đóng vai trò quan trọng cho sự sống còn của các doanh nghiệp?

Rủi ro trong sản xuất là gì? 

Trong lĩnh vực sản xuất, rủi ro đề cập đến những gián đoạn trong quy trình hoạt động, dẫn đến việc không thực hiện kế hoạch sản xuất ban đầu theo tiến độ hoặc gặp phải sự lệch hướng. Bằng cách dựa vào các hoạt động thường xuyên diễn ra trong quy trình sản xuất, doanh nghiệp có thể xem xét và xác định các rủi ro tiềm ẩn khác nhau. Các rủi ro này có thể bắt nguồn từ nguyên vật liệu, thiết bị máy móc, tài chính và thậm chí cả nguồn lực nhân sự.

Hơn nữa, doanh nghiệp cần phải dựa vào đặc điểm và tính chất riêng của ngành nghề, lĩnh vực sản xuất và quy mô doanh nghiệp để có thể đánh giá xem rủi ro nào đang tác động mạnh nhất và ảnh hưởng lớn nhất đến mục tiêu sản xuất. Ví dụ, đối với một doanh nghiệp hoạt động trong ngành công nghiệp sản xuất nhiệt điện, chi phí năng lượng thường được coi là một yếu tố cốt yếu và cũng là nguồn gốc của nhiều rủi ro tiềm ẩn. Những rủi ro này có thể xuất phát từ các tác động của môi trường, tình hình kinh tế chung và thậm chí tình hình chính trị, tất cả đều có khả năng ảnh hưởng đến chi phí nguồn năng lượng cần thiết cho quá trình sản xuất điện.

rui ro trong san xuat

Quản trị rủi ro trong sản xuất

Trong quá trình sản xuất, không phải lúc nào các hoạt động của doanh nghiệp cũng diễn ra một cách bình thường và ổn định. Mọi hoạt động đều có khả năng bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, từ các yếu tố chủ quan đến yếu tố khách quan. Điều này tạo ra một sự không chắc chắn trong quá trình sản xuất, khiến cho việc đối mặt với thiệt hại là không thể tránh khỏi. Để giảm thiểu tối đa các thiệt hại có thể phải đối mặt, doanh nghiệp cần phải thực hiện quản trị rủi ro trong quá trình sản xuất.

Quản trị rủi ro trong sản xuất là một quá trình mà các cấp quản lý và lãnh đạo của doanh nghiệp sẽ nhận diện các tình huống, vấn đề có khả năng tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh trong tương lai. Dựa trên nhận định này, họ đề xuất và triển khai các phương án, giải pháp xử lý để ngăn chặn và hạn chế mức độ rủi ro có thể xảy ra. Quá trình này bao gồm việc định danh, đánh giá và ưu tiên hóa các rủi ro tiềm ẩn, từ đó xây dựng kế hoạch ứng phó cụ thể và thiết lập các biện pháp ngăn chặn để đảm bảo rằng doanh nghiệp có khả năng đối phó hiệu quả với các tình huống không mong muốn trong quá trình sản xuất.

rui ro trong san xuat 1
People at job during corona virus pandemic.

Đâu là các dạng rủi ro phổ biến hiện nay trong sản xuất?

Tuỳ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, mỗi doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các loại rủi ro khác nhau trong quá trình sản xuất. Tuy vậy, hiện nay có 5 loại rủi ro phổ biến trong sản xuất mà các doanh nghiệp thường phải đối mặt:

Rủi ro về chất lượng: Điều này liên quan đến khả năng sản phẩm không đạt chất lượng yêu cầu hoặc gặp vấn đề về chất lượng. Điều này có thể gây thiệt hại cho hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.

Rủi ro về sự cố thiết bị máy móc: Khi thiết bị máy móc. dây chuyền sản xuất gặp sự cố hoặc hỏng hóc, quá trình sản xuất có thể bị gián đoạn. Điều này ảnh hưởng đến tiến độ và thời gian giao hàng.

Rủi ro về an toàn lao động: Lĩnh vực sản xuất thường tiềm ẩn nhiều rủi ro liên quan đến an toàn lao động. Những nguy cơ như chấn thương do máy móc, tiếp xúc với chất độc hại, nguy cơ trơn trượt hoặc vật dụng rơi có thể gây nguy hiểm cho người lao động.

Rủi ro về gián đoạn chuỗi cung ứng: Sự cố về chất lượng sản phẩm hoặc thiết bị có thể ảnh hưởng đến dòng chảy của hàng hoá trong chuỗi cung ứng, gây ra gián đoạn và tác động đến thời gian giao hàng.

Rủi ro về việc sản phẩm bị thu hồi: Việc sản phẩm phải bị thu hồi vì lỗi hoặc không đạt chất lượng tạo ra tài chính và danh tiếng của doanh nghiệp. Công việc thu hồi sản phẩm tốn chi phí và có thể ảnh hưởng đến doanh số bán hàng và uy tín.

rui ro trong san xuat 3
Side view of confident female worker examining products in warehouse

Quy trình 5 bước kiểm soát hiệu quả các rủi ro trong sản xuất

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, để có được một quy trình kiểm soát hiệu quả cần phải có một chương trình xác định rủi ro toàn diện, đánh giá rủi ro, ứng phó rủi ro, kiểm soát rủi ro và giám sát sự rủi ro. Một chương trình như vậy cần phải có bao gồm tất cả các khía cạnh hoạt động kinh doanh để đảm bảo trong tất cả các lĩnh vực thì những rủi ro quan trọng đều được nắm bắt. 

Xác định rủi ro trong sản xuất

Tùy thuộc vào loại hình hoạt động kinh doanh và đặc thù sản xuất, mỗi doanh nghiệp có thể đối mặt với các loại rủi ro khác nhau. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải dựa vào các đặc thù về ngành nghề, lĩnh vực hoạt động, quy mô sản xuất và nhiều yếu tố khác để đánh giá và xác định rủi ro trọng tâm.

Bên cạnh đó, các bộ phận trong doanh nghiệp cần phải dựa vào tình hình thực tại của mình. Điều này bao gồm những vấn đề mà doanh nghiệp đang đối mặt, tình hình thị trường, đối thủ cạnh tranh, cũng như các vấn đề pháp lý. Ví dụ, trong quý 1 năm 2023, doanh nghiệp A chuyên sản xuất ôtô điện đã nhận được đơn đặt hàng cho 2.000 chiếc xe. Tuy nhiên, dự kiến nhu cầu khách hàng chuyển sang sử dụng ôtô điện sẽ tăng đáng kể trong thời gian tới, dẫn đến việc số lượng đơn hàng dự kiến sẽ gia tăng nhiều lần.

Tuy nhiên, nguồn lực nhân lực của doanh nghiệp A hiện vẫn chưa đủ để đáp ứng số lượng đơn hàng này. Từ tình hình này, có thể nhận thấy doanh nghiệp A đối mặt với rủi ro không thể đáp ứng nhu cầu sản xuất tăng cao, điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín và doanh thu của doanh nghiệp. Do đó, việc xác định và quản lý rủi ro cần được thực hiện một cách cẩn trọng và kịp thời để đảm bảo hoạt động sản xuất của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Đánh giá rủi ro trong sản xuất

Sau khi đã xác định được rủi ro có thể gặp phải, doanh nghiệp cần phân tích và đánh giá mức độ nghiêm trọng và những tác động mà chúng gây ra ảnh hưởng tới quá trình sản xuất, từ đó xây dựng được một chiến lược quản trị đúng đắn. Có hai tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá rủi ro trong sản xuất bao gồm: tần suất xảy ra rủi ro và mức độ ảnh hưởng của rủi ro. Không phải rủi ro nào cũng giống nhau, có những rủi ro xảy ra với tần suất thường xuyên, lại có những rủi ro xảy ra với tần suất ít, cũng có những rủi ro gây ra thiệt hại lớn nhưng cũng có những rủi ro ít gây ra thiệt hại. Vì vậy, các nhà quản trị rủi ro phải đo lường tần suất xảy ra của chúng và xây dựng thước đo mức độ ảnh hưởng, tác động đối với doanh nghiệp.

Phương án ứng phó với rủi ro trong sản xuất

Bước tiếp theo trong quy trình 5 bước mà doanh nghiệp cần làm chính là xác định cách thức để khắc phục và ứng phó với các rủi ro đã được nhận diện nhằm giảm mức độ rủi ro xuống thấp nhất có thể. Sau khi đánh giá dựa trên 2 khía cạnh tần suất và mức độ ảnh hưởng ở bước 2, các rủi ro trong sản xuất thường được ứng phó bằng một trong 4 chiến lược phổ biến dưới đây:
  • Giảm thiểu rủi ro: Khi rủi ro là những vấn đề bất khả kháng không thể giải quyết một cách triệt để, doanh nghiệp cần ứng phó bằng chiến lược giảm thiểu tối đa tần suất rủi ro có thể xảy ra xuyên suốt các quy trình sản xuất. 
  • Né tránh rủi ro: Khi thiệt hại của một số rủi ro khá lớn và chúng có xác suất xuất hiện thường xuyên, doanh nghiệp tốt nhất không nên tiếp tục thực hiện hoạt động kinh doanh sản xuất gây ra rủi ro đó. Một phương án khác mà doanh nghiệp có thể tính tới đó là thay đổi phương pháp hoặc quy trình sản xuất và thậm chí là nguyên vật liệu để tránh gặp phải những rủi ro đó.
  • Chấp nhận rủi ro: Đối với các rủi ro xảy ra với tần suất thấp và có mức độ thiệt hại không đáng kể, doanh nghiệp có thể xem xét chấp nhận sống chung với chúng. Về cơ bản, doanh nghiệp cần xem xét khả năng xảy ra và tác động của những rủi ro đó dưới góc độ mức độ chịu rủi ro của doanh nghiệp rồi sau đó mới quyết định có chấp nhận rủi ro hay không.
  • Chuyển giao rủi ro: Khi rủi ro không thường xuyên xảy ra nhưng mỗi lần xuất hiện sẽ gây ảnh hưởng lớn tới sản xuất, doanh nghiệp có thể cân nhắc việc mua bảo hiểm để đảm bảo được đền bù hỗ trợ khắc phục khi rủi ro xảy ra. Các rủi ro này thường là những vấn đề không nằm trong tầm kiểm soát của con người như thiên tai, dịch bệnh, cháy nổ … 

Kiểm soát rủi ro trong sản xuất

Hoạt động kiểm soát rủi ro là các biện pháp, quy trình, thủ tục được thực hiện nghiêm ngặt trong toàn tổ chức doanh nghiệp nhằm đảm bảo việc giảm thiểu tối đa những rủi ro trong sản xuất có thể gặp phải, từ đó tạo điều kiện nền tảng cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. Thông thường, hoạt động kiểm soát rủi ro được xây dựng và thiết kế một cách chi tiết, cẩn thận, được cập nhật thường xuyên để đảm bảo độ hiệu quả cao nhất. Có ba loại hoạt động kiểm soát:
  • Hoạt động kiểm soát phòng ngừa (hay còn gọi là các hoạt động kiểm soát trước) được thiết kế để tránh những sai sót trong sản xuất trước khi chúng xảy ra.
  • Hoạt động kiểm soát phát hiện được thiết kế nhằm giám sát hoạt động/quy trình để xác định các biện pháp kiểm soát phòng ngừa còn thiếu sót và lỗi, sự cố trong sản xuất, từ đó có các biện pháp ứng phó phù hợp.
  • Hoạt động kiểm soát dò tìm (còn được gọi là các hoạt động kiểm soát sau) được thiết kế để xác định các sai sót hoặc bất thường đã xảy ra và cho phép quản lý có hành động khắc phục kịp thời.

Giám sát và báo cáo rủi ro trong sản xuất

Quy trình giám sát và báo cáo rủi ro trong sản xuất được thực hiện để đánh giá tính hiệu quả và sự phù hợp của bộ khung các bước quản trị rủi ro đã được đề cập ở trên. Để đảm bảo hiệu quả trong việc xử lý rủi ro, doanh nghiệp cần thường xuyên giám sát và đánh giá mức độ hiệu quả của quy trình quản lý rủi ro, từ đó điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế của mình.

Doanh nghiệp có thể thực hiện việc giám sát các rủi ro hiện tại cũng như các rủi ro mới bằng cách sử dụng các chỉ số rủi ro chính, được gọi là KRI (Key Risk Indicator). Các KRI là các chỉ số dự báo về các rủi ro hiện tại hoặc tương lai có thể quan sát hoặc đo lường được. Như vậy, việc kiểm soát các rủi ro trong sản xuất đóng vai trò vô cùng quan trọng để giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực sản xuất, phát triển bền vững trong bối cảnh kinh doanh ngày càng biến động ngày nay.

Để xây dựng một quy trình quản trị rủi ro trong sản xuất một cách hiệu quả, các doanh nghiệp cần khởi đầu bằng việc xây dựng một nền tảng quản lý sản xuất thông minh toàn diện. Hệ thống quản lý sản xuất toàn diện cho phép doanh nghiệp theo dõi và giám sát mọi hoạt động trong quy trình sản xuất theo thời gian thực, từ đó đưa ra dự đoán và phòng ngừa cho các rủi ro có thể xảy ra. Điều này giúp tạo ra một cơ sở vững chắc để quản lý và kiểm soát các rủi ro trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

Xem thêm: 

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *