Pick to light – sự lựa chọn tối ưu cho quy trình lấy hàng trong nhà kho

Quản lý kho hàng thông minh – với mục tiêu nâng cao sự hiệu quả bằng sự tự động hóa –  là sự kết hợp nhiều giải pháp công nghệ như hệ thống quản lý nhà kho WMS, hệ thống quét mã vạch QR / RFID, các robot tự động,…và một trong số đó là Pick to light – một giải pháp đơn giản nhưng vẫn chứng minh được tính hiệu quả trong việc hỗ trợ các hoạt động nhà kho. 

Pick to light là gì?

Pick to light có tên gọi khác hệ thống DPS (Digital Picking System) là một hệ thống kết hợp giữa máy tính và các modules phát tín hiệu ánh sáng nhằm hỗ trợ các quy trình trong các nhà kho. Nhân viên chỉ việc di chuyển đến nơi mà các kệ đang sáng/nhấp nháy đèn và lấy đúng số lượng được hiển thị. Điều này tối giản các bước trong quy trình và tạo điều kiện thuận lợi cho bất kì nhân viên nào, dù mới hay cũ đều có thể thực hiện các công việc lựa hàng trong kho một cách nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả. Hệ thống Pick to light đã xuất hiện từ những năm 1990 và từ đó cho đến nay, công nghệ này đã có những bước phát triển nhanh chóng. Các thành phần chính của hệ thống Pick to light ngày nay là:

• Các thiết bị đầu cuối chiếu sáng được đặt ở mọi vị trí lấy hàng (thường được gắn vào giá, kệ xếp hàng, bàn làm việc, giá đỡ pallet, băng chuyền,…), bao gồm 2 loại:
  • Các thiết bị đầu cuối chiếu sáng có dây truyền thống (để cấp nguồn và liên lạc với bộ điều khiển) có thể bao gồm nhiều đèn và màn hình LED chữ/số để chỉ ra số lượng cần chọn
  • Thiết bị đầu cuối hiện đại – không dây kết nối qua WiFi thay vì cáp mạng, nhưng vẫn yêu cầu hệ thống dây điện, mặc dù một số nhà cung cấp đã sử dụng thiết bị đầu cuối đèn không dây chạy bằng pin.
• Máy quét mã vạch để “trích dẫn” hoặc xác định các hộp hoặc hộp tương ứng với một đơn đặt hàng cụ thể
• Các phần mềm Pick to light để quản lý các tín hiệu và yêu cầu. Ngoài ra, một số giải pháp Pick to light còn có khả năng kết nối với các hệ thống quản lý khác như WMS, ERP,…

Kể từ khi được giới thiệu đến này, Pick to light dần trở thành giải pháp giúp nhiều tổ chức giải quyết bài toán về thời gian và chi phí khi thực hiện các quy trình Picking một cách đơn giản và hiệu quả. Đây từng là loại công nghệ dành cho các công ty có quy mô lớn, nhưng giờ đây bất kể tổ chức cần các giải pháp hỗ trợ chọn hàng đều có thể tiếp cận Pick to light một cách dễ dàng.

Pick to light hoạt động như thế nào?

Quy trình Pick to light điển hình tuân theo các bước cơ bản sau

• Công việc bắt đầu khi nhân viên quét mã vạch mặt hàng (thường dán trên các thùng carton) để xác định thứ tự cần lấy hàng của quy trình
• Hệ thống sẽ hiển thị tín hiệu đèn (chiếu sáng) các thiết bị đầu cuối tại các vị trí lấy hàng cần thiết cho đơn đặt hàng, tạo ra một con đường để dẫn đường cho nhân viên thực hiện nhiệm vụ. Màn hình LED tại mỗi vị trí lấy hàng được chiếu sáng cũng sẽ cho biết số lượng cũng như mặt hàng cần lấy.
• Nhân viên chọn mặt hàng tương ứng, đặt chúng vào hộp chứa, sau đó nhấn nút để xác nhận việc chọn. Trong trường hợp chọn hàng ít (không đủ sản phẩm), hầu hết các hệ thống đều cho phép nhân viên điều chỉnh số lượng bằng cách sử dụng các nút lên và xuống trên các đầu nối đèn.
• Hệ thống tiếp tục theo cách này, chiếu sáng từng khu vực để chọn cho đến khi tất cả các mục đã được chọn và đặt vào các thùng chứa tương ứng theo yêu cầu. Khi này, hệ thống hiển thị “KẾT THÚC” hoặc không có đèn nào khác sáng, cho biết đơn hàng đã hoàn tất trong khu vực chọn của nhân viên.

Tùy thuộc vào hệ thống Pick to light, các tùy chọn bổ sung có thể được thêm vào. Thông thường, ngoài màn hình LED, tùy chọn phát sáng cũng cung cấp nút xác nhận và đầu đọc kỹ thuật số, để kích hoạt các hướng dẫn và tùy chọn chi tiết hơn. Ví dụ: hệ thống được chọn có thể cho phép nhân viên ghi lại dữ liệu cơ bản, chẳng hạn như các biến thể về kích thước lựa chọn; các hệ thống khác có thể nêu chi tiết các hướng dẫn đặc biệt, số thứ tự, chỉ dẫn khu vực và thông tin bổ sung. Ngoài ra, nếu có nhiều hơn một loại mặt hàng trong đơn vị, có thể có các đèn màu khác nhau. Hoặc, nếu cần nhiều hơn một trong các mục, có thể có đèn khác. Tất cả ánh sáng được điều chỉnh theo nhu cầu của tổ chức. Khi nhân viên đến đúng đơn vị, thường sẽ có mã vạch để quét từ đó cập nhật hệ thống biết mặt hàng phù hợp đã được loại bỏ.

Lợi ích của Pick to Light

Việc áp dụng Pick to light vào quản lý nhà kho có thể thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp về tiết kiệm chi phí và năng suất. Dưới đây là một số lợi ích chính: 

Nâng cao hiệu suất

Việc có một hệ thống lấy hàng được kết nối trực tiếp với các giá chứa cho phép thu thập nhanh hơn và được cập nhật theo thời gian thực. Khi được yêu cầu, hệ thống sẽ ngay lập tức phát tín hiệu hướng dẫn, qua đó quy trình lấy hàng sẽ diễn ra nhanh chóng và chính xác. Việc này giúp nâng cao năng suất các hoạt động trong nhà kho và giúp nhân viên có thêm thời gian thực hiện các công việc khác.

Tiết kiệm thời gian

Tất nhiên theo cách lấy hàng truyền thống, nhân viên sẽ phải dựa vào danh sách được lập cho mỗi ngày và phải tốn thời gian và công sức để đi từng nơi lấy hàng. Điều này có thể dẫn đến sai sót và ảnh hưởng cả đến sức khỏe nhân viên.   Tổ chức quy trình theo từng khu vực làm việc của người vận hành giúp giảm thiểu việc đi lại không cần thiết trong nhà kho. Do đó, việc áp dụng Pick to Light sẽ “dẫn đường” cho nhân viên hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và chính xác hơn. Sau khi các mặt hàng đã sẵn sàng để được chọn, nhân viên sẽ làm việc trong khu vực được phân công. Khi hoàn thành, họ có thể bắt đầu lại ngay.

Dễ đào tạo và dễ sử dụng

Đào tạo nhân viên vận hành trong cách lấy hàng truyền thống có thể mất hàng giờ – hoặc hơn, tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của kho hàng của tổ chức. Với hệ thống Pick to light hiệu quả, bạn có thể cắt giảm thời gian training xuống còn 30-45 phút. 

Hướng tới mục tiêu nhà kho không giấy tờ

Ngoài việc tăng hiệu quả, năng suất và tiết kiệm thời gian, Pick to light cũng giúp các tổ chức hướng tới mục tiêu nhà kho không giấy tờ bằng việc hạn chế các thủ tục cần đến tài liệu giấy tờ như lập danh sách nhiệm vụ, checklist, danh sách đặc biệt,…Đây cũng chính là nền tảng giúp doanh nghiệp hướng đến mục tiêu xây dựng mô hình sản xuất không giấy tờ toàn diện.

Khả năng tích hợp

Tất nhiên, tổ chức có thể lựa chọn cài đặt hệ thống pick to light độc lập, nhưng tùy thuộc vào nhu cầu lưu kho của mình, bạn cũng có thể tích hợp pick to light với hệ thống quản lý kho hiện có (WMS), hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), quản lý chuỗi cung ứng, hoặc các hệ thống máy chủ lưu trữ khác, để kiểm soát kho hàng tốt hơn. Hơn nữa, các hệ thống pick to light tiên tiến hơn có thể tạo báo cáo tỷ lệ chọn , phân tích năng suất và các số liệu khác, đồng thời cũng giúp phân tích sự khác biệt về quy mô của khu vực làm việc, để tính đến nhu cầu về khối lượng lao động theo đơn đặt hàng.

Cần cân nhắc điều gì khi lựa chọn áp dụng Pick to light cho kho hàng của bạn?

Mặc dù đem lại rất nhiều lợi ích cho việc quản lý kho hàng, tuy vậy để việc áp dụng hệ thống Pick to light mang lại hiệu quả tối ưu thì doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố sau:

• Đánh giá chung về việc áp dụng: Đầu tiên là việc đánh giá chung về việc triển khai Pick to light, bao gồm chi phí, tính khả thi, tính bền vững và ổn định,… đối với mô hình hoạt động cũng như các yêu cầu của tổ chức khi lựa chọn áp dụng

• Chi phí thuê nhân công thời vụ: Đa số kho hàng thường cần bổ sung nhiều nhân sự (tạm thời) vào mùa “cao điểm”. Như đã nói, việc đào tạo nhân viên có thể tốn nhiều thời gian và tiền bạc, do đó việc cân nhắc Pick to light nên được tính tới đầu tiên. 
• Số lượng Đơn vị lưu kho SKU: Nếu kho hàng của bạn có quá ít đơn vị mặt hàng (quá ít SKU) thì việc lựa chọn Pick to light đôi khi không cần thiết. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể sử dung để “đề phòng cho mùa cao điểm”.
• Hiệu quả của phương pháp lấy hàng hiện tại: Nếu phương pháp lấy hàng của bạn không lãng phí tiền và chính xác, thì có thể không cần thay đổi. Tuy nhiên, việc áp dụng Pick to light hoàn toàn vẫn có thể nâng cao hiệu suất và giảm thêm chi phí cho tổ chức

Kết luận

Đối với các nhà kho đang gặp khó khăn trong việc sắp xếp hợp lý các quy trình lấy hàng, Pick to light là giải pháp vô cùng phù hợp khi bảo đảm tính hiệu quả cao. Trên thực tế, đây là hệ thống lấy hàng dựa trên người vận hành đơn giản và nhanh chóng đang tồn tại, vì vậy nếu mục tiêu của doanh nghiệp là cải thiện năng suất thì Pick to light là một lựa chọn hợp lý. Liên lạc với chúng tôi ngay hôm nay cho sự hiện đại hóa mô hình quản lý nhà kho của bạn!