BOM là gì? Làm thế nào để xây dựng và quản lý BOM hiệu quả?

Trong sản xuất, BOM đóng vai trò như là một “sổ tay chứa danh sách các công thức” cần thiết để chế tạo bất kỳ sản phẩm nào, giúp hướng dẫn chỉ định nguyên liệu chính xác và cung cấp quy trình sản xuất từng bước rõ ràng, qua đó giúp nhà sản xuất ước tính chi phí nguyên vật liệu, lập kế hoạch cung ứng và cuối cùng kết hợp sản phẩm lại với nhau một cách hiệu quả và mạnh mẽ.

BOM là gì?

Các loại BOM trong quản lý sản xuất hiện nay

Để đáp ứng đa dạng và tốt hơn nhiều yêu cầu khác nhau của các nhà sản xuất, hóa đơn định mức nguyên vật liệu được chia ra thành nhiều loại, cơ bản như sau:

1.Manufacturing Bill of Materials (mBOM)

mBOM (hay còn được gọi là BOM sản xuất) là công cụ được doanh nghiệp sử dụng để hiển thị thông tin về tất cả các bộ phận và quy trình lắp ráp, để xây dựng một sản phẩm hoàn chỉnh. mBOM sử dụng thông tin để tạo ra mối quan hệ chi tiết hơn về các thành phần và các liên kết giữa chúng.

Ngoài ra, mBOM còn bao gồm tất cả thông tin về các bộ phận cần được xử lý trước khi được lắp ráp. mBOM phụ thuộc hoàn toàn vào sự chính xác của đơn đặt hàng các bộ phận trong quá trình sản xuất để đảm bảo rằng phòng mua hàng luôn duy trì được lịch trình tối ưu để đặt hàng từ các nhà cung cấp và thương lượng giá cả.

Đây là loại BOM phổ biến nhất trong các công ty sản xuất hiện nay, với nguồn dữ liệu được tổng hợp từ nhiều hệ thống, bao gồm hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) quản lý nguồn lực doanh nghiệp, MRP (Material Requirements Planning) lập kế hoạch tài nguyên vật liệu, và hệ thống MES (Manufacturing Execution System) thực thi sản xuất.

2.Engineering Bill of Materials (eBOM)

Khác với mBOM, eBOM thường tập trung vào các thành phần và vật liệu trong quá trình thiết kế sản phẩm. eBOM được phát triển trong giai đoạn thiết kế sản phẩm dựa trên các công cụ như phần mềm thiết kế hỗ trợ máy tính và tự động hóa thiết kế điện tử. Mỗi sản phẩm hoàn chỉnh có thể được liên kết với nhiều eBOM khác nhau. Các tài liệu eBOM thường thống kê các vật phẩm, bộ phận, thành phần, và quy trình lắp ráp sản phẩm dựa trên thiết kế của các nhóm kỹ thuật.

3.Production BOM

Production BOM, hay còn gọi là BOM sản phẩm, được coi như là cơ sở cho quá trình đặt hàng sản xuất. Trong Production BOM, tất cả các thành phần và bộ phận cần thiết để tạo thành một sản phẩm hoàn chỉnh được liệt kê, bao gồm thông tin về giá cả, mô tả, số lượng, và các đơn vị đo lường. Trong quá trình sản xuất, các thành phần vật lý sẽ được chuyển đổi thành sản phẩm hoàn chỉnh thông qua các quy trình lắp ráp. Hệ thống tự động sẽ phân phối nguyên liệu thô một cách hợp lý cho từng sản phẩm. Các yêu cầu về thành phần, chi phí, và sự sẵn có của nguyên liệu sẽ được tự động tính vào các đơn đặt hàng sản xuất.

4.Single – Level BOM

Loại BOM này là BOM đơn cấp thường được sử dụng cho các sản phẩm có cấu trúc đơn giản không có các thành phần nhỏ. Ở đây có chứa tổng số các bộ phận được sử dụng trong quá trình làm thành sản phẩm và được liệt kê theo thứ tự số phần. Tài liệu này chỉ cho phép một cấp độ con trong các thành phần, lắp ráp, vật liệu. 

5.Multi-level BOM

So với BOM đơn cấp, Multi-Level BOM có xu hướng được sử dụng cho những công trình phức tạp hơn và do đó bao gồm các thành phần lắp ráp, thường được chia thành các cấp độ khác nhau. Trong tài liệu này, mỗi vật phẩm (nguyên liệu thô hoặc lao động) phải liên kết với vật phẩm gốc, ngoại trừ ở cấp cao nhất.

Cách tạo hóa đơn định mức nguyên vật liệu BOM

BOM bao gồm những gì?

Một số yếu tố cơ bản có thể xuất hiện trong Hóa đơn định mức nguyên vật liệu (BOM) bao gồm:

– Cấp BOM (BOM Level): Mỗi BOM có thể chứa nhiều cấp, mỗi cấp đại diện cho các tổ hợp chính hoặc phụ. Cấp BOM giúp người dùng dễ dàng điều hướng tài liệu và hiểu quy trình lắp ráp.

– Tham chiếu (Reference): Mỗi bộ phận hoặc cụm bộ phận được gán một tham chiếu để xác định dễ dàng hơn.

– Số lượng (Part Number): Số lượng của từng thành phần và quy trình lắp ráp được chỉ định để dễ dàng tham khảo.

– Đơn vị đo (Unit of Measure): Đơn vị đo của các bộ phận và thành phần như inch, feet, kg, ounce, giúp định lượng chính xác.

– Mô tả (Description): Cung cấp thông tin chi tiết về các bộ phận như kích thước, điện áp, màu sắc và các thông số kỹ thuật khác.

– Giai đoạn (Phrase): Đánh dấu vị trí của các bộ phận trong vòng đời của chúng, giúp theo dõi tiến độ lắp ráp.

– Loại mua sắm (Procurement type): Xác định cách thức mua hoặc sản xuất từng bộ phận.

– Tên nhà sản xuất (Manufacturer name): Liệt kê tên của nhà sản xuất linh kiện để dễ dàng tìm kiếm.

– Các chỉ số tham khảo (Reference Indicators): Nếu cần, doanh nghiệp có thể đưa vào BOM các chỉ số tham chiếu chi tiết vị trí của bộ phận.

– Nhận xét và ghi chú (Note): Phần này cho phép thêm các nhận xét và ghi chú, giúp làm rõ các vấn đề hoặc thay đổi bất ngờ trong dự án.

Các bước cơ bản xây dựng một BOM

Khi đã sắp xếp tất cả thông tin đó, bạn có thể bắt đầu viết danh sách BOM của mình. Quá trình này tương đối đơn giản, nhưng việc tìm kiếm thông tin có thể khó khăn. Đây là cách chuẩn bị BOM cơ bản (sử dụng MS Excel):

1. Tạo tài liệu: Mở chương trình MS Excel và tạo một tài liệu bảng tính mới. Đặt tên tệp và đặt tên của dự án và bất kỳ thông tin nhận dạng quan trọng nào khác ở trên cùng.
2. Sắp xếp tài liệu: Thiết lập quyền của người dùng, thiết lập theo dõi thay đổi và tạo bất kỳ cấp độ nào cần thiết. Lưu ý, bạn có thể cần thêm rất nhiều thông tin liên quan và thực hiện các thay đổi đối với thông tin đó sau này.
3. Điền vào các cột: Điền tên các danh mục vào đầu các cột. Những tiêu đề này sẽ bao gồm những thứ như tên mặt hàng, số lượng, số bộ phận,.. như đã nêu ở trên.
4. Điền vào các hàng: Điền thông tin vào các hàng, theo đầu mục của cột. Mỗi thành phần của bảng sẽ có một hàng riêng biệt. Bạn nên đảm bảo rằng thông tin chính xác và luôn được cập nhật liên tục.
5. Cập nhật khi cần : Cập nhật thông tin trong BOM khi cần thiết một cách kịp thời và chính xác. Khi tạo tệp, hãy nhớ lưu tệp thường xuyên và ghi lại các thay đổi, để dễ dàng truy xuất và kịp thời điều chỉnh khi cần thiết

5 lý do tại sao BOM lại quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất

1. BOM là sổ tay hoạt động của doanh nghiệp sản xuất

Định mức nguyên vật liệu BOM sẽ liệt kê mọi nguyên liệu thô và số lượng cần thiết cũng như các quy trình (có thể ở dạng thô) quan trọng để sản xuất sản phẩm. Đây là lợi ích quan trọng nhất của BOM khi đóng vai trò như là một “bí kíp” sản xuất. 

2. Tối ưu các chi phí liên quan

Với khả năng liệt kê tất cả các nguyên vật liệu với số lượng tương ứng và giá cả cập nhật, BOM cung cấp cho nhà sản xuất thông tin chi phí để sản xuất sản phẩm thời gian thực, theo giá thị trường hiện tại. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng tính toán tỷ suất lợi nhuận tiềm năng và đưa ra chiến lược định giá phù hợp cho sản phẩm của mình.

3. Tối ưu tồn kho và giảm thiểu lãng phí sản xuất

Một lý do khác tại sao BOM lại cần thiết trong sản xuất là khả năng giúp giảm thiểu lãng phí trong sản xuất, đặc biệt là lãng phí đến từ chính hàng tồn kho dư thừa. Với BOM, nhà máy sẽ biết được những gì cần thiết và bằng cách sử dụng các bộ phận phù hợp một cách hiệu quả, doanh nghiệp sẽ không bị dư thừa hàng tồn kho. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nắm rõ chính xác số lượng cần thiết và tránh phải kiểm tra những sản phẩm lắp ráp không chính xác và không thể sử dụng được. Cuối cùng, khi đã có các thông tin chính xác, nhà sản xuất nâng cao khả năng tự cải thiện sản xuất, cho đến khi có được công thức sản phẩm hoàn hảo nhất. Và đồng thời, loại hàng tồn kho BOM này giúp quản lý hàng tồn kho trong nhà máy ở mức tối ưu.

4. Tạo ra các tiêu chuẩn cho sản xuất

Bất kỳ sản phẩm nào cũng phải trải qua nhiều bước từ khi phác thảo ý tưởng cho đến khi có đơn đặt hàng cuối cùng. BOM giúp doanh nghiệp trình bày quy trình này với nhà máy của mình, như nguyên liệu thô cần thiết là gì, sản xuất cần chú trọng yếu tố nào và kiểm soát chất lượng ra sao,… Một khi BOM được xác định, nó có thể được sử dụng như một phần của Quy trình Sản xuất Tiêu chuẩn để đảm bảo chất lượng và tính nhất quán cho mỗi lô sản phẩm.

5. BOM giúp toàn bộ chuỗi cung ứng hoạt động nhất quán

Về bản chất, một Hóa đơn định mức Nguyên vật liệu giúp tất cả các bộ phận làm việc cùng nhau. Để tạo một BOM chính xác, doanh nghiệp cần đầu vào từ thiết kế, mua sắm, nhà sản xuất và bán hàng. Các nhà thiết kế, nhà bán hàng, nhà hoạch định chất lượng, nhà máy và nhà cung cấp từ đó đều sẽ tham khảo ý kiến ​​đó trong suốt quá trình phát triển sản phẩmêt