Toàn bộ về hệ thống Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp ERP trong 5 phút

Trong thời đại Công nghiệp 4.0, hệ thống ERP từ lâu đã trở thành một trợ thủ của các doanh nghiệp trong việc quản lý các quy trình kinh doanh và sản xuất, hoạt động như một “bộ não” điều phối và lên kế hoạch. Vậy lý do nào ERP được nhiều tổ chức tin tưởng lựa chọn để quản lý doanh nghiệp của mình, hãy cùng VTI Solutions tìm hiểu qua bài viết sau đây.

ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp tổ chức vận hành và tối ưu hóa các hoạt động thông qua một hệ thống ứng dụng tích hợp. Hệ thống ERP bao quát mọi khía cạnh trong hoạt động kinh doanh và sản xuất, từ lập kế hoạch, phát triển sản phẩm, quy trình sản xuất, tài chính, bán hàng đến tiếp thị.

Các hình thức ERP: On-premise / Cloud / Hybrid

ERP On-Premise – ERP tại chỗ

Phần mềm ERP phổ biến nhất, được triển khai tại chỗ – trong một khu vực riêng được bảo mật và hoạt động trên máy tính và máy chủ của một tổ chức. Sau khi được triển khai, ERP On-Premise thuộc quyền sở hữu của công ty.

Cloud ERP – ERP đám mây

Được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây của nhà cung cấp, thường được phân phối dưới dạng Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS). Sau khi đăng ký, tổ chức có thể trực tiếp sử dụng ở bất kỳ đâu miễn là các thiết bị có Internet. Phần mềm được cập nhật liên tục và có thể được linh hoạt tùy chỉnh bởi nhà cung cấp.

Hybrid ERP – ERP kết hợp

Được triển khai dưới dạng kết hợp các giải pháp hệ thống ERP tại chỗ và ERP đám mây. Các mô hình này có thể cung cấp cho người dùng ERP sự linh hoạt trong việc chuyển đổi giữa các mô hình phân phối hoặc tích hợp các tính năng tùy chỉnh khi triển khai .

Hệ thống ERP hoạt động như thế nào?

Hệ thống này hoạt động dựa trên ba nguyên tắc chính:

1. Tập trung thông tin/dữ liệu:

ERP thu thập dữ liệu từ tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp và lưu trữ vào một cơ sở dữ liệu tập trung. Nhờ vậy, mọi người trong tổ chức có thể dễ dàng truy cập thông tin cần thiết để thực hiện công việc của mình.

2. Tối ưu hóa kết nối:

ERP kết nối các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp, giúp họ chia sẻ dữ liệu và cộng tác hiệu quả hơn. Ví dụ, khi bộ phận bán hàng nhận được đơn hàng, thông tin đơn hàng sẽ tự động được chuyển đến bộ phận sản xuất để họ có thể chuẩn bị sản phẩm.

3. Chia sẻ dữ liệu:

ERP tạo điều kiện chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận, giúp tăng cường khả năng phối hợp và ra quyết định của doanh nghiệp. Ví dụ, bộ phận tài chính có thể sử dụng dữ liệu bán hàng để dự đoán doanh thu và lập kế hoạch ngân sách.

Ví dụ về hoạt động của ERP:

Khi một đơn hàng được đặt, ERP sẽ tự động kiểm tra kho để xem liệu có đủ hàng hóa hay không. Nếu không đủ, ERP sẽ thông báo cho bộ phận mua hàng để họ đặt hàng mới. ERP cũng sẽ tự động tạo hóa đơn, phiếu xuất kho và cập nhật sổ sách kế toán.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm ERP là gì?

Tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình kinh doanh & sản xuất

Sử dụng phần mềm ERP trước hết chính là tự động hóa các quy trình hoạt động kinh doanh & sản xuất của doanh nghiệp. Với vai trò như là “bộ não” điều phối các quy trình, ERP cung cấp một cái nhìn tổng quan về tất cả hoạt động với khả năng hiển thị đầy đủ các thông tin và dữ liệu của tổ chức. Bất kỳ ai cũng có thể truy cập thông tin từ bất kỳ quy trình hoặc bộ phận nào khác, điều này giúp thúc đẩy sự phối hợp, cộng tác và kết nối giữa các phòng ban của công ty.  Các quy trình hoạt động của tổ chức giờ đây sẽ được hợp lý hóa, qua đó thúc đẩy năng suất và tính hiệu quả của nhân viên.

Hỗ trợ đưa ra các quyết định chiến lược

Với khả năng cung cấp thông tin chi tiết và khả năng hiển thị toàn diện về mọi bộ phận và quy trình kinh doanh, phần mềm ERP giúp công ty đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt, kịp thời và chính xác.   Ví dụ, xem xét các báo cáo do ERP cung cấp với các dữ liệu như doanh số bán hàng tổng thể, tỷ suất lợi nhuận bán hàng, v.v. giúp các công ty duy trì mục tiêu đã đề ra và đưa ra các quyết định cần thiết nếu cần. Khả năng hiển thị đầy đủ các quy trình kinh doanh & sản xuất cũng giúp ban quản lý tối ưu hóa hoạt động hàng ngày.

Giảm chi phí

Phần mềm ERP có thể giúp các tổ chức giảm chi phí hoạt động tổng thể bằng cách thay thế  các quy trình thủ công, tốn thời gian bằng quá trình tự động hóa, hợp lý hóa với thông tin kinh doanh theo thời gian thực.  Ngoài ra, bằng cách tăng năng suất của công nhân, ERP giảm thiểu chi phí lao động, nâng cao độ chính xác và tỷ lệ lỗi thấp hơn giúp giảm thiểu tổn thất. Khả năng theo dõi hàng tồn kho một cách chính xác và tích hợp hiệu quả với việc lập kế hoạch sản xuất giúp loại bỏ hàng tồn kho dư thừa và chi phí lưu kho. 

Theo Business Automation Specialists: “Các công ty sản xuất có phương pháp sử dụng hệ thống ERP tốt nhất có thể giảm mức tồn kho xuống 22%.”

Tự động hóa chuỗi cung ứng

Việc tích hợp Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP với các giải pháp quản lý chuỗi cung ứng sẽ giúp cải thiện thông tin liên lạc giữa các nhà sản xuất và nhà cung cấp của họ. Không những thế, khách hàng cũng được nắm được nhiều thông tin hơn về những đơn hàng sắp thực hiện của mình. Lỗi do con người gây ra là một khó khăn lớn trong các vấn đề liên quan đến chất lượng của các sản phẩm được sản xuất. Bằng cách tự động hóa một số quy trình thông qua Hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể loại bỏ nhiều lỗi trong một chuỗi cung ứng phức tạp.

Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Lập kế hoạch sản xuất chính xác, tăng cường kiểm soát hàng tồn kho, lập kế hoạch quy trình hợp lý và điều phối các kênh phân phối cho phép các nhà sản xuất cải thiện việc phân phối sản phẩm đúng hạn – một yếu tố quan trọng để duy trì sự hài lòng của khách hàng. Các giải pháp ERP cho các tổ chức sản xuất cung cấp dữ liệu theo thời gian thực, hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra các quyết định hợp lý và kịp thời, qua đó nâng cao trải nghiệm khách hàng.  Việc chiếm lòng tin của khách hàng qua những đơn đặt hàng đúng thời hạn là một cách khẳng định vị thế và nâng cao năng lực cạnh tranh cho công ty.

Thực trạng áp dụng hệ thống ERP của các doanh nghiệp Việt Nam

Trên toàn cầu, đặc biệt ở các nước phát triển, hệ thống ERP đã từ lâu trở thành một công cụ quan trọng được nhiều doanh nghiệp triển khai sử dụng nhờ tính ứng dụng và hiệu quả của nó. Thị trường phần mềm ERP trên toàn thế giới mỗi năm đạt hơn 25 tỷ đô la, tăng trưởng 10-20% mỗi năm, với 53% doanh nghiệp tin rằng ERP là một trong những lĩnh vực ưu tiên đầu tư. “88% tổ chức coi việc triển khai ERP là một giải pháp mang lại thành công.”

Tuy nhiên, ở Việt Nam, thị trường ERP vẫn còn mới mẻ và thậm chí chưa được hiểu và đánh giá đúng mức. Theo thống kê của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam VCCI, chỉ có 1,1% doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng giải pháp ERP. Con số này quá nhỏ, thậm chí là “tàng hình” so với các quốc gia trong khu vực. Lý do được đưa ra là do đa số doanh nghiệp tại Việt Nam có quy mô vừa và nhỏ, ngại đầu tư do chi phí, cơ sở hạ tầng, chi phí nhà cung cấp, v.v.

Bước vào thời đại chuyển đổi số, việc áp dụng các ứng dụng CNTT dần trở thành xu thế không thể tránh khỏi, do đó thị trường ERP tại Việt Nam đang tăng trưởng nhanh chóng. Nhận thấy tầm quan trọng của một giải pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả, một số doanh nghiệp như công ty may Tiền Tiến, công ty bánh kẹo BIBICA, nhà máy bia Huế đã áp dụng ERP.

Một lý do khác cho sự phổ biến ngày càng tăng của ERP là số lượng nhà cung cấp phần mềm đã phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây. Tuy nhiên, để triển khai một mô hình sản xuất thông minh với ERP, cần sự lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp và đáng tin cậy, không chỉ trong việc tư vấn áp dụng mà còn trong quá trình hỗ trợ sau này.

Để tối ưu hóa quản lý doanh nghiệp, để tiến vững trên con đường tự động hóa quy trình quản trị, để bắt kịp xu hướng thị trường đang thay đổi liên tục, việc áp dụng hệ thống ERP trong quản lý nhà máy gần như là điều bắt buộc. Doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể trở thành người tiên phong và giành lợi thế cạnh tranh trên thị trường khi triển khai giải pháp ERP.