5S trong sản xuất là gì? Lợi ích thực tế của phương pháp 5S

5S trong sản xuất là gì? 

Tiêu chuẩn 5S trong sản xuất là một phương pháp sắp xếp, quản lý nơi làm việc theo phương pháp của Nhật Bản. 5S là viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật bao gồm Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, và Shitsuke tương ứng với 5 từ trong tiếng anh Sort ( Sàng lọc), Set in order ( Sắp xếp), Shine ( Sạch sẽ), Standardize ( Săn sóc), Sustain ( Sẵn sàng). Nhờ vào tiêu chuẩn này mà các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất có thể xây dựng một hệ thống và triết lý quản lý sản xuất vững vàng. 

Nguồn gốc của phương pháp 5S

Phương pháp 5S trong sản xuất bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980. Đầu tiên ở Toyota, sau đó mở rộng ra các công ty khác ở Nhật Bản. Một không gian bừa bộn, lộn xộn là nguyên nhân dẫn đến sai sót, sản xuất chậm lại, thậm chí là tai nạn – tất cả đều làm gián đoạn công việc và tác động tiêu cực đến doanh nghiệp. Bằng cách hình thành một cơ sở nền tảng có hệ thống, doanh nghiệp sản xuất sẽ có thể đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra đúng như mong muốn. Hiện nay, rất nhiều công ty trên thế giới áp dụng tiêu chuẩn này và thành công. 

Quy trình 5S trong sản xuất

Mỗi một chữ S sẽ đại diện cho một bước của quy trình sau đây:

Sàng lọc – Sort: 

Đây là bước đầu tiên của phương pháp 5S. Công việc của tiêu chuẩn này đó là phân loại, tổ chức lại các vật dụng, hồ sơ, máy móc hay thiết bị. Thống kê tần suất sử dụng để đưa ra biện pháp xử lý hiệu quả:

• Loại bỏ những thứ không còn giá trị sử dụng ra khỏi không gian làm việc/sản xuất.
• Thanh lý những đồ vật còn giá trị sử dụng nhưng không sử dụng đến nữa.
• Tái chế những vật dụng không còn giá trị, nhưng phải tốn công sức và tiền bạc để loại bỏ chúng.

Sắp xếp – Set in order

Sau khi thực hiện sàng lọc những thứ không cần thiết, doanh nghiệp cần tiến hành sắp xếp bố trí lại vị trí của những vật dụng, hồ sơ, máy móc, thiết bị còn giá trị sử dụng. Đặt chúng theo một nguyên tắc dựa vào tần suất sử dụng:

• Đặt những đồ dùng thường xuyên sử dụng phục vụ mục đích sản xuất gần với nơi làm việc nhất nhằm tối thiểu thời gian đi lấy dụng cụ, đồ đạc.
• Những đồ vật ít sử dụng hơn thì đặt xa nơi làm việc hơn để dành chỗ đặt những đồ vật thường xuyên sử dụng phục vụ cho mục đích sản xuất. 
• Đặt những đồ dùng còn giá trị chưa dùng tới vào kho lưu trữ, đồng thời có một hình thức nhận diện nào đó cho những đồ vật trên để dễ dàng nhận diện khi có nhu cầu cần dùng đến. 

Sạch sẽ – Shine

Sạch sẽ trong tiêu chuẩn 5S trong sản xuất là việc thường xuyên tổ chức vệ sinh nơi làm việc để tạo một môi trường làm việc thoáng mát, nâng cao năng suất làm việc:

• Phân chia từng khu vực như nhà ăn, nhà vệ sinh, hành lang,… cho từng nhóm vệ sinh và quản lý. 
• Cấp trên phải làm gương cho nhân viên, tất cả các cấp bậc đều tham gia phong trào tổng vệ sinh.
• Từng cá nhân trong tổ chức phải có trách nhiệm tự giữ gìn vệ sinh nơi làm việc của mình, sắp xếp gọn gàng những vật dụng cá nhân.
• Có biện pháp xử lý đối với những cá nhân hay tổ chức có hành vi gây mất vệ sinh nơi làm việc, đặc biệt là khu vực sản xuất.

Săn sóc – Standardlize

Săn sóc trong nội dung 5S là việc tạo nên sự nhất quán để duy trì 3S đầu tiên. Mục đích của bước này là xây dựng hệ thống duy trì sự sạch sẽ, gọn gàng và kiểm soát các vật dụng tại nơi làm việc.

• Tạo thói quen kiểm tra tình trạng thực hiện, hiệu quả và đánh giá các mức độ của việc duy trì mô hình 5S.

• Thiết kế nhãn mác rõ ràng, Xây dựng tiêu chí đánh giá nhãn mác.
• Quy định trách nhiệm cho từng cá nhân, phòng ban, bộ phận một cách cụ thể trong việc thực hiện 3S đầu tiên.
• Tổ chức thi đua, khen thưởng cũng như hình phạt đối với từng cá nhân để không lãng phí công sức thực hiện 5S của mọi người.

Sẵn sàng – Sustain

Sẵn sàng trong việc hình thành thói quen thực hiện tiêu chuẩn 5S trong sản xuất là một trong những tiêu chuẩn khá khó thực hiện. Doanh nghiệp cần phải có những hoạt động đào tạo, những hình thức khen thưởng và kỷ luật để thúc đẩy hành động của từng cá nhân. Làm cho từng cá nhân đều có tinh thần và trách nhiệm, tự giác thực hiện tiêu chuẩn 5S trong sản xuất.  

Lợi ích của phương pháp 5S trong sản xuất:

Với xu hướng áp dụng ngày càng phổ biến tại đa phần các doanh nghiệp sản xuất, phương pháp 5S đã và đang được ghi nhận bởi nhiều tổ chức doanh nghiệp lớn nhỏ khác nhau bởi những lợi ích tích cực mà nó mang lại, trong đó phải kể đến những lợi ích nổi bật như:

• Cải thiện tính nhất quán và chất lượng công việc: Việc tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc giúp các doanh nghiệp sản xuất giảm thiểu đáng kể sai sót và cải thiện năng suất làm việc. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đánh giá rất cao tầm quan trọng của ứng dụng quy trình 5S trong quản lý chất lượng.
• Quản lý thời gian tốt hơn – loại bỏ các vật dụng không cần thiết, sắp xếp lại các dụng cụ quan trọng sẽ giúp các tổ chức sản xuất loại bỏ tình trạng đồ đạc lộn xộn. Lực lượng lao động sẽ phải dành ít thời gian để tìm những đồ dùng cần thiết phục vụ mục đích công việc, thay vào đó tập trung tối đa làm việc hiệu quả hơn.
• Hạn chế lãng phí không gian: Với việc loại bỏ bớt đi những đồ dùng không cần thiết sẽ tạo ra không gian để chứa những vật dụng hữu ích hơn. Việc tận dụng tối đa không gian làm việc và nguồn lực sẽ góp phần tối đa lợi nhuận cho các doanh nghiệp sản xuất.
• Giảm tỷ lệ thương tật – hạn chế tai nạn lao động: Thường xuyên sắp xếp và dọn dẹp gọn gàng ngăn nắp cũng góp phần giảm bớt nguy cơ tai nạn khi người lao động di chuyển tìm đồ đạc.
• Giảm thời gian không sử dụng thiết bị: Khi các công cụ và thiết bị được giữ sạch sẽ, kiểm tra thường xuyên và sử dụng đúng cách, quá trình bảo trì sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều, và các hỏng hóc lớn có thể được dự báo hoặc ngăn chặn
• Nâng cao tinh thần nhân sự: Khi phương pháp 5S được áp dụng hiệu quả, người lao động sẽ nhận thấy rằng đóng góp của họ được coi trọng. Từ đó, họ sẽ cảm thấy tự hào, có động lực về công việc của mình và quan tâm nỗ lực đóng góp cho tổ chức. 

Vì sao phương pháp 5S được áp dụng phổ biến tại đa phần các nhà máy sản xuất

Dù là ai, dù là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào thì cũng sẽ ưa thích sạch sẽ, tiện lợi và ngăn nắp tại không gian làm việc/sản xuất. Đó chính là lý do vì sao phương pháp 5S đang ngày càng trở nên phổ biến. Hiện nay tại một số doanh nghiệp ở Việt Nam thường không có thói quen chọn lọc, sắp xếp đồ thường xuyên. Họ thường giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và cả không cần thiết. Thói quen này tạo ra sự hỗn độn, bừa bộn trong sinh hoạt và làm việc. Một số vấn đề phổ biến thường gặp phải như: 

• Có quá nhiều thứ không cần thiết trong tổ chức. 
• Đồ vật không được tổ chức một cách gọn gàng, khi cần dùng đến thì không tìm thấy, phải đi mua mới mặc dù có sẵn dẫn tới lãng phí
• Lãng phí thời gian trong việc tìm đồ, xếp đồ… 
• Thiết bị văn phòng bám bẩn, nhiều máy móc không hoạt động được do không được vệ sinh, bảo dưỡng thường xuyên.
• Nơi làm việc không an toàn, xảy ra nhiều sự cố

Với phạm vi doanh nghiệp không bị giới hạn, phương pháp 5S có thể áp dụng được với mọi loại hình tổ chức, phù hợp với mọi quy mô, lĩnh vực của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp vấn đề trong việc đi tìm kiếm những phương hướng xử lý công việc một cách khoa học, hiệu quả nhất, hoặc năng suất công việc chưa đạt được hiệu suất như kỳ vọng, tốn nhiều thời gian để hoàn thành thì phương pháp 5S chính là lời giải tối ưu nhất cho bài toán trên. Mục tiêu của phương pháp 5S trong sản xuất là xây dựng ý thức cải tiến ở nơi làm việc cho từng cá nhân, nâng cao tinh thần đoàn kết – tình đồng đội giữa các cá nhân với nhau hay phát triển vai trò lãnh đạo của cấp trên thông qua các hoạt động thực tế. Chính vì vậy mà phương pháp 5S đang ngày càng được áp dụng phổ biến và rộng rãi ở các công ty sản xuất trên thế giới bởi nó rất có ý nghĩa và mang lại nhiều hiệu quả cho doanh nghiệp:

• Cải thiện môi trường làm việc trở nên sạch sẽ, tạo không gian thoải mái phục vụ cho các công đoạn trong quy trình sản xuất
• Nâng cao hiệu suất làm việc hiệu quả
• Tiết kiệm thời gian trong khâu tìm kiếm đồ dùng phục vụ cho mục đích công việc
• Quá trình hoạt động – sản xuất trong doanh nghiệp được diễn ra nhanh chóng, thuận tiện hơn
• Hạn chế tình trạng lãng phí hàng hóa, trang thiết bị và tạo thói quen nề nếp cho nhân sự trong toàn bộ máy của tổ chức
• Xây dựng hình ảnh lành mạnh, thân thiện và tốt đẹp cho các doanh nghiệp sản xuất trong mắt khách hàng. 

Bên cạnh nguồn lực chính là con người để thực hiện các quy trình 5S trong sản xuất, xu hướng áp dụng các giải pháp công nghệ vào quy trình quản lý thông minh đang ngày càng xuất hiện phổ biến tại hầu hết các nhà máy sản xuất. Giải pháp quản lý sản xuất toàn diện đang trở thành xu hướng đồng hành cùng các doanh nghiệp sản xuất trong việc thực hiện quy trình thực hiện phương pháp 5S. Điều này không chỉ giúp các nhà quản lý dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc giám sát theo dõi toàn diện mà còn giúp cho doanh nghiệp tối ưu được chi phí cũng như nguồn nhân lực không cần thiết. 

Lựa chọn MES-X cho giải pháp tối ưu hiệu quả quy trình 5S trong sản xuất  

Với xu hướng áp dụng các giải pháp công nghệ vào quy trình quản lý sản xuất ngày càng phổ biến tại các doanh nghiệp, đặc biệt là với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất muốn sử dụng phương pháp 5S vào bộ máy của mình thì MES-X chính là một trong những lựa chọn lý tưởng cho nhu cầu trên với những lợi ích đáng giá mà hệ thống này mang lại. Để tối ưu hóa quy trình quản lý sản xuất cho doanh nghiệp, để bắt kịp với xu thế 4.0 của thị trường đang không ngừng thay đổi, việc tận dụng những lợi ích của hệ thống MES trong Quản lý nhà máy gần như là một điều tất yếu. Vậy tại sao không là người tiên phong ứng dụng MES và tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của mình?